dimanche 22 novembre 2015

Trusted Third Party Repository (TTPR), ou le référentiel tiers de confiance ....

... pour les documents d'activités électroniques soit l'ISO 17068 en position 40.20
Le sous-comité SC11 correspond pour ISO à la normalisation du Records Management et vient de libérer pour une mise au vote le  DIS (Draft International Standard) de la norme citée en objet.

De quoi s'agit-il ? c'est une norme qui a été formalisée à l'initiative de la Corée. Elle porte sur les exigences de mise en oeuvre dans le cadre d'une externalisation de la gestion des documents d'activité "records" par une partie tierce.
Les normes de référence restent pour le cadre général l'ISO 15489, la série des ISO 3030X et ainsi que l'ISO 14721 (modèle OAIS). Cette dernière est très présente au travers de la terminologie comme  "trusted archival information package" ou "trusted dissemination information package".
Quel impact  ? cette norme est à usage des prestataires externes OU les prestataires internes (services de records management interne aux grands groupes ou plateformes publiques ou privées mutualisées) pour la mise en place du cadre de confiance.
Quelle adhérence ? naturellement, cette norme est à rapprocher de la norme ISO 14641 pour l'archivage électronique.
A quel stade en est-elle ? Cette norme a suivi un cursus complexe du fait des discussions qui ont eu lieu sur les adhérences avec les systèmes d'archivage. Elle n'est pas encore publiée puisque soumise au vote DIS ou stade 40.20 et devant peut-être passer par une étape supplémentaire FDIS (F pour "Final").

Pour en savoir plus sur les stades ISO : cliquez ici.

Microsoft va héberger nos données en Allemagne..

mais avec un tarif d'hébergement des données supérieur de 20 à 30 % par rapport aux données et documents hébergés aux Etats Unis d'Amérique !
Sandine Cassini signe un article détaillé et important dans Le Monde du vendredi 13 novembre (date noire !mais continuons à veiller et à vivre et travailler...) : face à la décision de la Cour de Justice européenne qui a invalidé en octobre l'accord transatlantique "safe arbour" qui va pour partie protéger les données européennes des exigences du patriot act, Microsoft prévoit d'installer ses data center en Allemagne.
Dans le cadre des offres en mode Saas type l'offre Office 365, ou du développement de l'environnement Share Point Portal en mode Cloud, cette initiative est à relever, d'autant plus qu'elle s'ajoute à des projets comme ceux situés en Irlande, aux Pays-Bas ou au Royaume Uni qui pourraient héberger des données souveraines comme celles de la Défense.
Les jeux s'ouvrent ! les offres s'adaptent !

dimanche 18 octobre 2015

Relance de la modernisation des archives avec la nouvelle circulaire du 7 octobre 2015 ?

La circulaire, signée par Manuel Valls, Premier ministre, s'adresse aux Administrations de l'Etat, et particulièrement aux ministères.
On pourrait être vite assez mal à l'aise à la lecture détaillée des 38 pages : déclarations d'intention, redites déjà bien connues sur l'organisation des archives en France, programme général finalement un peu confus. On sent que ce texte a fait l'objet de moult versions, relectures et discussion !

Au final, deux parties à synthétiser :

- Dans la circulaire qui présente  le "cadre stratégique de modernisation des archives et de gestion de la performance", on précise le statut du programme interministériel Vitam (il s'agit de mettre à disposition des administration un logiciel pour gérer les archives courantes, intermédiaires voire définitives pour certains ministères spécifiques. Le logiciel sera utilisé pour être déployé par chaque ministère et pourra aussi faire l'objet de déploiements mutualisés au profit des collectivités territoriales), parallèlement, il s'agit de développer des référentiels communs (modèles de métadonnées, norme MEDONA qui continuera son processus en ISO, ...) et des nouveaux outils pour faciliter encore mieux l'accès aux internautes, enfin, et bizarrement à contre-emploi au regard d'une circulaire largement centrée sur le numérique(?), "il est nécessaire de soutenir les projets de construction de bâtiments d'archives" !

- Mais dans le texte du Cadre stratégique, concentrons nous sur le programme d'actions décliné sous forme de fiches de la page 35 à la page 38 : 5 Axes stratégiques détaillés en objectifs et actions. A noter aussi le plan d'action figurant au regard de chaque action.

Axe 1 : e-administration et archivage numérique 2015 à 2019 > programme VITAM, mutualisation, financement en soutien de projets en Archives Départementales, développer une méthodologie d'analyse de type records management, traiter les question de décommissionnement d'applications, et dès 2016, intervenir en amont du développement des nouvelles applications métiers pour y intégrer des process d'archivage numérique.
Axe 2 : favoriser l'accès au citoyen : dès 2015 et la période 2015-2019, étudier, repenser l'offre des données en ligne, notons aussi le terme de "partenariat" dans le cadre de nouvelles offres de publication (de quoi s'agit-il ? de partenariat public-privé ?) ou des partenariats de recherche (là c'est avec les associations et l'université).
Axe 3 : Conforter les missions portant sur la gestion des fonds d'archives : dès 2015, ici, la sujet porte sur les bâtiments. Sujet important, mais pourquoi l'intégrer dans un plan "numérique" ?
Axes 4 : Consolider la coordination interministérielle : c'est ici le sujet de l'interopérabilité qui est essentiel en archivage électronique (référentiels de métadonnées, protocoles normés, etc.). Dès 2016, Medona portera, espérons le, le nom de DEPIP (process ISO).
Axe 5 : Optimiser la fonction archives avec ici la période pleine et entière de 2015 à 2019. on y trouve le renforcement du records management, la recherche d'une méthodologie pour identifier cycle de vie et ressources éligibles à l'open data, et enfin renforcer l'organisation et piloter le changements dans les archives centrales comme territoriales.

En résumé, un texte avec de [très] bonnes intentions, des actions [quasi] indispensables mais tout de même un peu confuses, un plan d'action qui manque singulièrement de précision (la période 2015 à 2019 qui est souvent citée pourrait être affinée) et qui ne liste aucun moyen tant financier que RH...et ces deux éléments auront probablement tendance à manquer pendant la période devant un programme si ambitieux ! Si arbitrage il y a, quel sera-t-il ?



dimanche 6 septembre 2015

Nouveau site pour suivre l'actualité du records management ISO

C'est la rentrée !

David Moldrich, président du sous-comité 11 consacré à la normalisation ISO du records management et les membres du comité éditorial Judith Ellis, Carlota Bustelo, Alan Shipman, and Donald Rosen publient cette semaine le nouveau site web sous l'égide d'ISO, pour suivre encore plus précisément les avancée des normes nouvelles, publiées ou en révision. C'est suffisamment riche pour que ce site soit particulièrement utile.
On trouve :
définitions, news,  liste des projets de normes, liste des normes publiées, animateur des groupes de travail.
Cliquer sur ce lien ! 

dimanche 14 juin 2015

Le Super Mooc francophone et international de Michel

Michel connait parfaitement son sujet : records manager à Orange Lab, membre et ancien président de la commission nationale N°11 dédiée à la normalisation du records management (ou gestion des documents d'activité), très engagé dans les travaux de normalisation ISO et notamment les traductions qu'il libelle "francophones" et non françaises ! compte tenu des contributions internationales, et enfin professeur associé au CNAM qui nous vaut ce Mooc !
Le voici maintenant à la manœuvre pour produire le Mooc  intitulé "Gérer les documents numériques : maîtriser les risques".

Le casting est international et d'une immense richesse  : Suisse, Canada, Usa et France ! et c'est un "+" formidable pour expliquer, développer, commenter, la norme internationale phare ISO 30301 et ISO 15489 associées à leurs normes "compagnons". Après "bien archiver : la réponse au désordre numérique" que j'avais présenté en décembre qui a remporté un succès largement mérité (depuis j'ai reçu plusieurs CV avec la mention "certifié Mooc bien archiver : la réponse au désordre numérique" qui démontre la grande reconnaissance et la crédibilité de cet enseignement  d'une telle qualité), voici :

le nouveau Mooc de la profession qui démarre le 17 septembre (lendemain de mon anniv ! mais c'est un hasard !).

Extrait de l'annonce : 
Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.
Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies de deux questions qui permettent aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.
Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums, se feront en direct par hangout.

Pour s'inscrire et découvrir le programme : Mooc Cnam

Merci Michel !

dimanche 3 mai 2015

25 ans d'Archimag en ligne ! des milliers de pages à feuilleter en accès libre

Le numéro 1 a vraiment été "fabriqué dans "the" garage"  et s'intitulait "Mémoire Vive" ! 

Titres déposés à l'aide des bandes adhésives Letraset, textes tapés avec une machine IBM à boule toute "récente" et qui avait été empruntée pour l'occasion (une fortune à l'époque !), ce même texte tapé sur une page A3 qu'on réduisait en A4 à la photocopieuse (si ! si !), la "Une" travaillée et retravaillée avec l'imprimeur... bref c'est comme ça que ça a commencé avec les plumes de 3 ou 4 amies et amis de l'infodoc !

Au niveau économique et financier, le début du début fut exceptionnel : sur le premier envoi de 100 spécimen : 50 bulletins d'abonnement en retour ! Bon, malheureusement, après cette performance, le taux courant d'abonnement n'a jamais été aussi "fantastique" ! en revanche le taux de réabonnement a toujours frôlé les 95%...  une confiance témoignée par nos clients auxquels avec Louise, Michel, Clémence, Bruno, Pierre, Cathy et Johanna, je rend hommage et adresse tous nos remerciements.

Ainsi, des centaines de numéros plus tard, on revit ou on vit (pour les juniors) le minitel, la micrographie, les DON, les vidéodisques, les premières bases de données documentaires comme Basis ou Mistral, et aussi la rencontre avec des personnages emblématiques de la profession (que je vous laisse les découvrir !), photos "d'époque" voire "vintage" garanties !

C'est à l'évidence un gisement exceptionnel d'informations sur l'évolution des métiers, les retours d'expérience sur ce qui a fonctionné, de ce qui ne l'a pas, les solutions qui ont perdurées, évoluées ou simplement disparues, etc.

Bonne lecture : pour accéder cliquez

Merci à nos partenaires Arkhênum pour la numérisation et I2S pour le développement et le moteur de recherche !

lundi 30 mars 2015

Bure dans la Meuse, 86 habitants, une mémoire et un cimetière

Plusieurs projets pour cette petite commune de la Meuse : un cimetière nucléaire fortement sujet à controverses et le dépôt d'archives d'EDF. L'article paru dans Le Monde du 28 mars signale que les 80.000 m3 de déchets seront enfouis à 500 mètres de profondeur et ce, pour un durée de la radioactivité d'environ 100.000 ans.
L'article signale que l'Agence de Sûreté nucléaire évalue à environ 500 ans, le risque majeur de perte de mémoire de ce lieu (soit 1500 générations environ).
En parallèle, le choix d'EDF est d'édifier son centre des archives, lieu de mémoire s'il en est. C'est l'agence LAN qui a conçu le bâtiment et remporté de nombreux prix. BUDGET: 10,1M € HT, SITE: 3,3 hectares, SHON: 6800 m². Pour en savoir plus cliquez ici.
A signaler que ce bâtiment d'archives s'inscrit dans les règles HQE (haute qualité environnementale) : énergies renouvelables et une pompe à chaleur, ventilation double flux avec récupération de
chaleur, associant diminution de la consommation d’énergie et qualité de l’air intérieur. Des luminaires à basse tension. L’énergie totale consommée par le bâtiment s’élève 29 kWh/m².

Cette implantation du centre d'archives est-elle incantatoire ou est-elle la réponse opérationnelle aux pertes de mémoire et aux risques associés ?

dimanche 29 mars 2015

Trou noir et accélérateur de particules pour la dématérialisation des factures : Google encore...

Google continue a aller dans le sens de la simplification administrative : preuve son nouveau futur service (pas d'information aujourd'hui sur le payant ou gratuit !) baptisé "pony express". Intégré dans la messagerie Gmail, Pony express vise à intégrer une plateforme de gestion et de paiement de ses factures. Ce service s'adresse aux BtoC mais aussi aux petites et moyennes entreprises. A l'heure de la mise en place de portails comme Chorus par l'Etat français, une telle plateforme intégrée dans une messagerie permet d'aller encore plus loin dans la simplicité. Le modèle économique Google étant en partie la réutilisation des données de consommations et de comportements, une telle plateforme lui permet de boire du "petit lait" ! Les impacts seront à évaluer sur les offres de numérisation et de traitement de facture qui sont aujourd'hui pléthore sur le marché et sur les plateformes mutualisées souveraines ou pas.
Pour en savoir plus !

dimanche 22 mars 2015

Gouvernance de l'information 2015 : le baromètre Serda-Archimag est maintenant accessible

300 organisations publiques comme privées ont répondu au questionnaire Serda-Archimag ! Les actions majeures sont engagées (61%) contre la surproduction des données et documents internes.

Restent 39% des organisations qui n'ont pas encore compris le problème !

On constate aussi que la perception des acteurs sur le terrain pour réussir un tel combat est le besoin d'avoir à ses côtés un engagement fort de la part de la direction générale : pour 57%, les directions manquent encore à leur devoir !

A noter la très forte progression des projets sur la période de 2011 à 2015 : plus 32%... Le sujet est aujourd'hui devenu parfaitement mature ! Les retours d'expérience abondent et les compétences des consultants spécialisés (ne nous oublions pas !)  sont démontrées !

La complexité de la gouvernance reste tout de même l'hybridation des formats et des supports : la question de la gestion des supports papier reste encore à 34% un sujet [encore] à traiter (étonnement !), autant que le partage collaboratif, l'archivage électronique, les messageries qui sont aussi à plus de 30% !

A la question de "l'outillage méthodologique", je vous propose d'accéder au livre blanc ici et de découvrir en page 19 particulièrement la hiérarchisation des différentes règles (accès, classement, destruction, conservation, collaboration, ...) en vous connectant et en téléchargeant le rapport.


Faites vous partie des des 40% des organisations qui sont encore inactives ? Si oui, il est temps de démarrer le ou les projets sur les bonnes bases ! et si vous faites partie des 60% qui ont ont démarrer une mise en place de la gouvernance, benchmarkez vous !

Documation 2015 a vu remettre de nombreux Awards à de brillants candidats acteurs de la Gouvernance dans leur organisation : DCNS avec Delphine Mouchel, Conseil Général Seine Saint denis avec Jannick LABATUT, etc. C'est la preuve qu'une gouvernance de l'information est de facto devenu l'état de l'art... donc une quasi-obligation pour toute organisation !

Pour télécharger le rapport, cliquez ici !

La nouvelle messagerie fantôme de Warren Barthes : confidentialcc... Encore plus fort que les messages cryptés !

Une fois transféré et lu, le message est effacé !

L'application est installée et permet à l'utilisateur de transmettre le message confidentiel à son destinataire. Dès que le message est transmis au serveur dédié à cette application, le message est effacé de la messagerie de l'émetteur, dès que le message est lu par le destinataire, le message est aussi effacé du serveur et de la messagerie du destinataire.
Plus fort, au fur est à mesure que le message est affiché, la partie en cours de lecture est visible et claire, et les parties amont et aval sont floutées pour que l'ensemble du message ne soit pas visible à un instant donné.

Question d'actualité : en cas de requête judiciaire, il est possible de conserver les pièces .. mais seulement dans ce cas là.
Question suivante : qu'en est-il des métadonnées (traces) et sauvegardes ? L'effacement du message dans la messagerie de l'émetteur, du destinataire et des serveurs de message garantissent-ils aussi l'effacement de toutes les données de traces ? Là, c'est moins clair dans les posts et articles du Web !

Sachant que ces messages en environnement professionnel sont souvent les plus importants, quid de leur intégration ou "non intégration" dans un système de records management ? Faut-il recommander la création de cette nouvelle catégorie dans le cadre du système de gouvernance de l'information, et si oui, comment la qualifier ?

En tout état de cause, à titre privé, nombre d'impostures vont trouver leur solution de confidentialité dans cette technologie !

Pour en savoir plus ... et aussi là

dimanche 15 mars 2015

Très bientôt la nouvelle étude, le 4ème baromètre annuel SerdaLab - Serda Conseil : annonce


La gouvernance de l’information dans les services publics, entreprises privées et associations  : cette 4ème étude parait la semaine prochaine à l'occasion du Salon Documation :
Au menu :
Les enjeux de la gouvernance de l'information, les freins en matière de mise en place de gouvernance documentaire, le rôle des dirigeants, les problématiques auxquelles les organisations doivent faire face : avant tout l'Infobésité, les attentes en matière de gouvernance documentaire, , les activités documentaires directement concernées par la gouvernance, les moyens pour une gouvernance documentaire efficace, l’état d’avancement des projets de Gouvernance, les solutions technologiques et leurs avancées, quel modèle de gouvernance choisir ?, qui pilote la gouvernance, les compétences à mettre en œuvre.
30 pages d'information très riches !

Notons la consolidation très importante de la conservation, sécurité et traçabilité avec une augmentation de 12%  et l'émergence de la qualité client et citoyen pour d'entrée de jeu 20% !

Entre autre, voici une intéressante question qui permet de se "benchmarker" : l’état d’avancement des projets de Gouvernance (réalisé, engagé, prévu et pas prévu). 
Les actions les mieux placées : règles d'accès, règles pour le collaboratif, plan de classement, ..
Les actions les moins bien placées : parapheur, purge, signature électronique...

A découvrir bientôt sur www.serdaLab.com et www.serda.com !

Nouveau serda.com et nouveau formation-serda.com

A l'occasion du Salon Documation, deux nouveautés : les sites web www.serda.com et www.formation-serda.com.
On retrouve le kangourou qui est maman désormais : elle cherche toujours son information, ses données avec beaucoup d'application... et son petit se gratte la tête et posant la question : mais où est-ce classé !
Nouvelle présentation plus claire, plus lisible, plus blog, plus accessible, bref plus simple et immédiatement documenté.
Retrouvez aussi sur www.serda.com le petit garçon qui a perdu sa dent de lait, qui lui, la verra repousser alors qu'une information perdue .repoussera moins aisément..!

Vitam, mutualisation ou mutualisation, quelle opportunité et quel risque pour le marché et les projets ?


Une version bêta de VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est attendue pour l'été 2016 !
Le directeur de la Disic, Jacques Marzin et le directeur des archives de France, Hervé Lemoine viennent de présenter le projet Vitam, qui a pour objectif de développer une solution logicielle interministérielle pour l’archivage des données. 
Pour les raisons réglementaires de conservation des archives définitives, trois ministères sont partie prenante du sujet : le ministère de la Culture et de la communication, la Défense et les Affaires étrangères. Le projet s'invite dans un marché déjà existant : solutions propriétaires comme Mnesys de Naoned, Spark Archives de Klee Group, ou solutions open source comme As@lae d'Addulact project, ou encore des solutions développées dans le cadre des organisations comme la BNF avec Spar, la DgFip avec Atlas ou encore La Caisse des dépôts et consignations/Inpi avec Archidata.  

Un acteur de plus ? Une solution en plus ou complémentaire ? Des sources utilisables en open source ? Un périmètre inter-ministériel ? Un périmètre étendu aux collectivités ? Un périmètre fonctionnel adapté tant aux archives définitives qu'aux archives intermédiaires voire courantes ? Une solution pouvant être conforme à la norme NF Z 42-013 et pouvant d'inscrire dans une certification NF 461 au regard d'un archivage à vocation probatoire ?

Beaucoup de questions qui demandent à être commentées et précisées dans les prochains mois mais dès maintenant une première réponse (et essentielle) est que Vitam pourrait être davantage une "bibliothèque de sources" à disposition des organisations qui doivent intégrer un SAE sur leur propres plateformes, qu'une plateforme mutualisée de stockage et de conservation pérenne.

Le tempo exposé par la Disic selon le programme de marche, nous projette aujourd'hui à mi-2016 avec la livraison des premiers modules. C'est proche mais aussi lointain pour les organisations qui en sont à l'étape de choix de solution et pour lesquelles la question Vitam ou autre alternative que Vitam est un vraie question  !

Chaque organisation qui poursuit la mise en oeuvre d'une telle plateforme SAE doit de toute manière d'abord consolider ses besoins, concevoir sa politique d'archivage dans le cadre plus général de sa gouvernance de l'information avant de choisir la solution adaptée qu'elle devra alors mettre en oeuvre. Pour celles qui ont déjà fait le trajet jusqu'au choix de solution, c'est plus compliqué !

Se reporter à l'article d'Archimag !


dimanche 22 février 2015

Parce que la vie commence seulement (véritablement) une fois que l'on a fait du tri ! ou la méthode de Marie Kondo


Marie Kondo, consultante et
 gourou  en rangement et
 bonheur de vivre
Voici les commentaires cités sur le site de Marie Kondo « Je suis ravie de vous informer que, depuis l’opération de nettoyage entreprise dans mon appartement, mon chiffre d’affaires a explosé.»

« Mon mari et moi nous entendons bien mieux. »
« Je n’en reviens pas de constater à quel point j’ai changé rien qu’en ayant jeté des choses. »
« J’ai enfin réussi à perdre trois kilos. »

Pas moins en tout cas !

La méthode de rangement et de tri "KonMari" fait un tabac dans l'Empire du Soleil levant ! On se rappelle la méthode Kanban qui avait pour origine les méthodes de gestion des flux chez Toyota à partir des années 50 !

Aujourd'hui c'est Mme Marie Kondo, consultante japonaise en rangement,  auteur de la méthode KonMari, une approche révolutionnaire [?] du rangement qui transforme[rait?] littéralement la vie de ses lecteurs . Au Japon, elle se déclare être la gourou du tri et du rangement, chez soi comme au bureau !
"Mon taux de fidélisation est de zéro" affirme-t-elle ! appliquée, la méthode est efficace..et donc sans récidive.. sauf peut-être un peu d'addiction.. mais sans gravité.

Alors Konmari, méthode adaptée au classement, à l'archivage, aux cleaning day ou autres actions de dépollution ou de lutte contre l'infobésité dans l'entreprise ou pas ?

Autre question : la méthode est-elle exportable en France et quand on connait la méticulosité et le respect des usages au Japon ?

Un début de réponse : l'ouvrage de référence traduit en français sera disponible dans les "bacs" à partir du 26 février. ! et fait suite au danois et à l'allemand. Le sera-t-il bientôt en italien ou espagnol, cultures qui ont comme les français une sacrée réputation pour le rangement ? Mais n'ayons pas de partis pris ni de discriminations et attendons la publication des précieux conseils !

Ouvrage reçu cette semaine avec le bandeau en rouge vif (probablement Feng Shui pour respecter les règles de couleurs) qui expose "la vie commence après avoir fait du tri"... le travail aussi probablement !

Vues, les 4 recommandations suivantes :

  1. "Séance spéciale" : dans l'entreprise, l'opération périodique ou exceptionnelle du cleaning day est donc à garder voire à systématiser
  2. Une catégorie à la fois : pour être efficace, trier une catégorie en commençant par la plus aisée à traiter (documentation, périodiques, documents et dossiers sériels, ...)
  3. La "règle d'or" recommandée :  jeter TOUS les documents ! (mais la note du traducteur :" Attention, la législation française prévoit un délai minimum de conservation..." Je doute qu'au Japon ce soit aussi permissif vu la contribution de la délégation japonaise depuis 1996 à la normalisation du records management ! 
  4. Si le système de tri et classement est trop élaboré (sous catégories), c'est inefficace !  d'où la méthode "2 catégories" : "à traiter", et  "à conserver" et, ajoute-elle, "cette méthode prend 10 fois moins de place que la méthode conventionnelle" (et pour cause !)
Ce qu'il faut retenir : périodicité des "séances spéciales" + simplicité des catégorisations + 2 positions à traiter-en traitement/traité-terminé. Il est donc nécessaire de disposer d'un système de GED, un moteur de recherche et de gestion du cycle de vie et d'archivage puissants et ergonomiques (raccord avec les principes des espaces et des dégradés de couleurs Feng Shui, ne nuira pas !).



dimanche 15 février 2015

Nouveau Livre Blanc signé Afnor nomalisation sur les données massives / big data

Le Comité d'orientation stratégique (COS) information et communication d'Afnor, organe de gouvernance de la normalisation du domaine de l'information (les TC46 et  CN46 bien connus de mes chers lecteurs !) a commandité un rapport sur l'état de l'art et les recommandations pour la normalisation du sujet (pas facile !) Big Data ou données massives ou encore nommé Megadonnées !

La définition extraite de la documentation de l'IUT-T précise que les Big Datas se caractérisent par :

  1. [bien évidemment] les volumes pour lesquels on parle de Tera voire de Peta octets,
  2. la rapidité à laquelle sont produites les données (génération, transmission, stockage, effacement quand applicable)
  3. la variété des données qui sont structurées comme non structurées (texte, données de capteurs, images, son, vidéo, données issues des réseaux sociaux, bases de données, etc.)
  4. et enfin la véracité, dernier point mais non des moindre, puisque des décisions sont prises sur la confiance accordée à ces données.
Deux remarques sont exposées :

  1. d'une part la nécessité d'une gouvernance pour favoriser le suivi et réponse aux simples questions comme "qui est producteur de la donnée ? qui en qualifie la qualité ? quel est le circuit de validation en place ? d'où la recommandation de la nomination d'un chief data officer (CDO)
  2. d'autre part l'intérêt de disposer rapidement de cadres normatifs pour 2 principaux sujets : A/ standardiser le processus de pseudonymisation (réversibilité comprise), B/ normaliser les nouveaux langages d'exploitation et de requête comme les langages NoSQL (alternatives aux standards SQL 
Lecture recommandée dans tous les cas ! de ce remarquable document qui complète les points de réflexion et d'action qui parsème aujourd'hui encore insuffisamment la route de l'exploitation efficace des données massives !


mercredi 4 février 2015

Faire et défaire...et refaire.. peut-être !

C'est l'histoire [vraie] de ce Groupe bancaire qui, très tôt (en 2000 tout de même !), a la vision de la mise en oeuvre son système d'archivage électronique NF Z 42-013 encadré par un processus de records management.
Son objectif  : supprimer les dossiers clients et une grande partie des dossiers crédits dans leur "enveloppe charnelle" : le papier. 
Un juke-box de DON, une chaîne de numérisation et un applicatif RM et SAE plus loin, et le ROI est atteint.. et tout cela va durer une bonne dizaine d'années.
A partir de 2010, une toute nouvelle plateforme est mise en oeuvre pour entrer de plein pied dans le monde digital. On mutualise, on déploie, on met en ordre de marche et on reprend l'existant.... Ici, l'ECM est nativement de mise : ubiquité, recherche rapide, etc... bref tout ! sauf un archivage à vocation probatoire. Complexe à mettre en oeuvre, il simplement été laissé sur le bord de la route !

Résultat : notre Groupe bancaire réarchive ses dossiers papier, les reclassent et réoccupe de nouvelles surfaces.
Autre question : quid des dossiers papier supprimés qui ne possèdent plus leur pendant numérique conservé dans un cadre probatoire ?

Faire et défaire, c'est toujours travailler !


mercredi 28 janvier 2015

Coppola, le vin et les f....

A signaler cette interview  de Francis  Ford Coppola parue dans le "sortir " de Télérama de cette semaine :

  • mon étonnement quand il explique que "grâce à la loi américaine sur le copyright, et ce, pendant 20 ans soit entre 1893 et 1912, qui a rendu obligatoire d'établir une copie sur papier de toutes les images d'un film", il a pu restaurer fidèlement un certain nombre de films anciens... Reviendrions nous un jour à une copie sur film des versions d'exploitation numérique ?!
  • mon amusement lorsqu'il expose qu'il conserve (au sens archivistique du terme) les copies de ses films dans dans les mêmes entrepôts climatisés que ses bouteilles de bons vins !
Une adresse pour les 4 prochains jours : la troisième édition du festival "toute la mémoire du monde"

dimanche 25 janvier 2015

Soyez l'entreprise triple zéro !

Et de citer l'ambassadeur phare du salon professionnel Documation  interviewé dans le cadre des séquences vidéos mises en ligne : Maître Alain Bensoussan. Il confirme que le droit autorise et fournit aux organisations publiques comme privées la capacité d'être TRIPLE ZÉRO :

  • Zéro papier entrant (formulaires, messageries, données, portails, numérisation et gestion électronique de courriers, ...),
  • Zéro papier  circulant (workflows, annotations, commentaires, gestion électronique de documents collaborative comme MS Share Point Portal (MOSS), ...)
  • Zéro papier sortant (télétransmissions, envoi d'originaux électronique, lettres recommandées électronique, ...)
Alain repointe 3 clefs essentielles pour que le triple zéro fonctionne : 1/ gestion du cycle de vie, 2/ gestion de la propriété, 3/ mise en place de l'architecture multi-usages associée à un stockage de référence.

Ajoutons, compte tenu des usages courants associés à la viscosité du changements d'habitudes et pour une période encore non déterminée, un peu de flux physique en entrée (numérisation, capture) comme en sortie (impression et mise sous pli), et le tour sera joué !

Pour devenir champion du triple zéro : rendez vous très vite à Documation !

lundi 12 janvier 2015

Patriot Act "à la Française" ?

A la suite de la journée de la marche historique de dimanche 11 janvier, les médias évoquent ce lundi matin un nécessaire Patriot Act ! Nécessaire ou pas ? périmètre large et profond ou non ? d'une durée courte ou reconduite en permanence ? sont des questions politiques !

La question de l'accès permanent et avec peu de contrôle démocratique aux données et document en est une autre. Quel rôle spécifique serait dévolu à la CNIL dans ce cas là ?

L'exigence (pour le service public) ou la préférence (pour le privé) actuelle de disposer d'un Cloud souverain lorsqu'on externalise la gestion et l'archivage de ses données et document produits et reçus pourrait être à cette occasion revisitée.

Gardons vigilance sur ce point nonobstant l'horreur des événements qui se sont produits la semaine dernière !

samedi 10 janvier 2015

Nous sommes tous Charlie même au fond de la piscine

Même sur le fonds du bassin de la plus ancienne piscine de Paris (Louis Blanc 10ème), l'équipe des maîtres nageurs a composé un "je suis Charlie" avec des bracelets lestés à 6 heures ce matin... on ne distingue pas très bien le texte sur la photo, mais il est bien là et quand on enchaîne les longueurs, c'est parfaitement lisible!

Après les archives de Tombouctou, c'est aux textes, images et dessins libres et laïcs que la barbarie s'en prend !

Votre magazine Archimag est diffusé de manière très large dans la francophonie qui assemble cultures et religions différentes et tolérantes. Les équipes de Groupe Serda travaillent en toute amitié et respect avec leurs homologues à l'international depuis maintenant 30 ans.
Respect, amitié, compréhension, fraternité et solidarité ont toujours été fortement partagés. C'est la seule voie de la démocratie, de la liberté et de la paix !
Ce qui vient de se passer est inacceptable !

Nous sommes tous Charlie et solidaires !