dimanche 3 juillet 2016

Le consentement éclairé et l'archivage électronique entre les draps : une nouvelle apps nommée "yestosex"

Vu dans Le Monde Magazine de ce week end : depuis le mois d'avril, une application mobile smartphone met à disposition une plateforme d'archivage électronique à fin probatoire, puisque qu'en cas de contestation,  l'enquête judiciaire pourra utiliser cette archive.
De quoi s'agit-il ? évidemment venu des USA... avec à l'origine des cas de viols qui ont pour cadre des grandes écoles américaines.
Désormais, avec de se précipiter sous les draps, un clic, on enregistre un très distinct "je dis oui" après s'être identifié via une signature personnelle, la plateforme enregistre et archive de manière sécurisé.

Voilà une start up d'archivage électronique très prometteuse !

Pour consulter l'article 

dimanche 19 juin 2016

Blockchain, records management et archivage ... l'au delà de l'uberisation....

On associe souvent la technologie Blockchain avec les méthodes de la comptabilité en partie double, occasion de progrès significatifs au 15ème siècle. Par ailleurs, Google traduction d'une page web associe Blockchain à "technologie du grand livre distribué". Cette technologie basée sur un "grand livre réparti" est au centre d'échanges auto-gérées car elle associe chaînage et cryptage de données sur le modèle de la monnaie bitcoin.
Au cœur de la question, le Blockchain est générateur de la confiance et de la pérennité sur des données partagées entre deux ou davantage d'acteurs privés ou même publics.

Les projets et déploiements de cette technologies couvrent bien entendu les échanges financiers, mais ils s'ouvrent également aux contrats qualifiés du coup de "smart contracts", à la documentation pour le moins "régalienne" à savoir la documentation cadastrale (projet possible initialisé par le Honduras), à la lutte contre la fraude des objets de luxe (services délivrés par la société Everledger), ...

Pour le moins, cette technologie est parfaitement alignée aux besoins fonctionnels et techniques de conservation de données à vocation probatoire : archives sous toutes leurs formes et donc des documents gérés dans le cadre d'un dispositif de records management !

Deux impacts majeurs :
- La Blockchain est fondamentalement disruptive : elle remet en question l'autorité de validation, de conservation, de contrôle quelqu'elle soit. Un contrat de pacse ou de mariage en format électronique sans notaire, sans archiveur : est-ce que ça pourrait être d'actualité avec la Blockchain ?
- La Blockchain a la capacité technologique et fonctionnelle de remettre en question le modèle capitalistique pour faire basculer "l'ubérisation" (partage collaboratif mais profitabilité concentrée) vers une "auto-gestion" comme le pratique déjà  Zooz, plateforme open source pour un service de covoiturage autogéré.

Dans ces deux cas, la Blockchain est révolutionnaire d'autant plus qu'elle a fait ses preuves à la fois de fonctionnement fiable et d'utilité avec Bitcoin. Dans le domaine du management de l'information et bien entendu du records management, on peut aujourd'hui prévoir son intrusion et déploiement. Le modèle va certainement bousculer "les lignes" !

jeudi 12 mai 2016

Nouveau président ISO pour le records management : c'est une présidente et elle est australienne !

 La réunion annuelle ISO du comité technique 46 (information, documentation, archives) se tient cette semaine à Wellington, Nouvelle Zélande.

Grand changement pour le sous-comité 11 consacré au records management !

Présidé depuis 1996, David Moldrich laisse sa place à Judith Ellis qui est elle aussi très impliquée depuis très longtemps dans la normalisation du RM.

De vastes "chantiers" à piloter : des révisions (déjà celle de la série ISO 30300, ensuite celle consacrée aux métadonnées ISO 23081 1 à 3), ...

Demi changement, tout de même, car, rappelons-le, l'Australie a été à l'origine de la première norme phare du records management (à savoir l'ISO 15489), et, de ce fait, a permis d'assurer le secrétariat très efficacement par Agnes Simai depuis le début.

Judith et Agnes continuent à faire perdurer ce qui est devenu une tradition, voire un quasi-emblème de l'Australie dans notre métier.

En savoir plus sur Judith
En savoir plus sur David 

Des archives numériques très matérialisées !



Guillemette, jeune trentenaire demande à Guillaume Raschia, maître de conférences au département d'informatique (Polytech Nantes) et chercheur au Laboratoire d'Informatique de Nantes Atlantique (LINA) si ses enfants auront toujours accès à ses données numériques dans 30 ans ?

Petite vidéo pédagogique et de sensibilisation très pertinence : dégradation des supports, budgets de 2 à 20 milliards par an pour archiver les données des objets, une fonction jugée comme un coût non prioritaire tant que la catastrophe de la perte n'est pas provoquée, ...

Et le plus drôle : c'est l'image du bureau de Guillaume, hyper encombré de dossiers papier empilés les uns sur les autres. Vu ce volume, on n'est pas certain que Guillaume ait une très grande confiance dans les SAE ! 

A voir : https://www.youtube.com/watch?v=BUdN2qGA2tM

dimanche 10 avril 2016

Et si l'archivage électronique était la colonne vertébrale de la gouvernance de l'information numérique ?

Le 5ème Rapport sur la Gouvernance de l'information numérique dans les organisation vient être d'être publié par serdaLab en collaboration avec Serda Conseil. 250 organisations (moitié publiques et moitié privées) se sont exprimées. Énorme surprise : le défi numéro 1 devient en 2016 : l'archivage électronique, devant le partage et la collaboration. C'est une petite "révolution" dans le monde de la Gouvernance.  De là à dire que les outils et méthodologies de l'AE sont pleinement opératoires et efficaces pour mettre en place un tel dispositif de gouvernance, il n'y a qu'un pas !
Ce pas, qu'on franchit, est confirmé par les chiffres du marché, issu de l'étude de marché de Serda Conseil-Archimag qui vient aussi de sortir : 7,9 % d'augmentation du chiffre d'affaire, soit 7 fois plus que le marché de l'informatique, et 4 fois plus que la croissance du marché de la dématérialisation, gestion de contenus et de l'achivage (2,3%).

L'archivage devient donc la première clé pour "mettre en musique" la Gouvernance : c'est le Buzz de 250 organisation de toute taille et tout secteur !

dimanche 3 avril 2016

12,5 milliards d'euros, c'est le marché actuellement, 14 milliards, c'est le prévisionnel pour 2018

Les composants de ces secteurs sont :
- les services (numérisation, intégration et édition de logiciels, hébergement en cloud, etc.),
- les matériels (scanner, unités de stockage physique, prestation de conservation physique).
C’est l’immatériel qui porte ces secteurs et qui est en fort développement de chiffre d’affaires : archivage électronique, cloud, édition, intégration, plateforme de dématérialisation, et les solutions de BMP/case management, etc. Autant de secteurs qui dépassent les 5% de croissance en moyenne.
En revanche, le matériel pour la conservation physique et les outils de dématérialisation (scanner d’entreprise et patrimoniaux) sont « à la traîne » ce qui se traduit par une baisse de chiffre d’affaires et un taux de profit très dégradé.
« La dématérialisation est morte, vive la digitalisation ! ». Les principaux domaines d’activité qui portaient la croissance jusqu’alors vivent aujourd’hui la fin de l'âge d’or. La croissance à deux chiffres est désormais derrière nous mais reste fortement dynamique.
Le passage du "vieux monde physique" au "quasi tout numérique" se fait sous nos yeux : la croissance du marché de la démat s'élève à 2,3% en 2014 par rapport à 2013, ce qui représente un résultat deux fois plus important que l'ensemble du secteur de l’IT qui est de 1,1% en 2014 (Source Syntec). Rappelons qu'entre 2012 et 2013, la croissance de ce marché était de 0,7% seulement.
La gestion électronique des données et des documents démontre une activité forte avec une croissance en chiffre d’affaires comme en bénéfices pour l’activité d’archivage électronique, dématérialisation RH, logiciels de workflow ou de case management.
A noter les secteurs très actifs "Archivage électronique" et "BPM/case management" (ou workflow) qui sont les deux éléments essentiels d’une gestion numérique complète et qui tirent vers le haut la croissance. Et également un fort développement du secteur "Edition de logiciels" et "Intégration de systèmes open source" même si son « poids » est encore modéré.

Pour en savoir plus : archimag.com

DPO, la nouvelle Association des Data Protection Officers

Lancement de la nouvelle association des DPO mardi dernier. A sa présidence, Alain Bensoussan, avocat bien connu engagé dans le droit des nouvelles technologies depuis plus de 30 ans, dans le conseil d'administration, on trouve des représentants d'Aréva, Groupama, Michelin, JC Decaux, Accenture, Scor, Nokia.Cinq commissions permanentes pour assurer les missions que s'est donnée l'association : responsabilité et protection, éthique, conformité et gouvernance, pratiques professionnelles (outillage), règlement général. En complément, des activités sont organisées telles que : ateliers, formations, veille KM, diners débats, journée annuelle...
A l'heur du changement des rôles et responsabilités des Correspondants informatique et liberté (CIL), cette association vient à point nommé pour faire évoluer cette fonction et étendre ses engagements. La question est alors posée sur les adhérences avec le cadre de la gouvernance de l'information, les autres compétences comme celles du records manager, document controller, archiviste, documentaliste, etc. Un nouveau rôle pour l'évolution du fonction existante ! à suivre...

Voici le lien : http://www.data-protection-officer-association.eu/

dimanche 6 mars 2016

Encore moins de freins pour la démat grâce à la nouvelle ordonnance du 10 février !

avec la nouvelle, Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, un pas de plus vient d'être franchi ! Jusqu'alors, détruire l'original papier d'origine faisait partie des décisions parfois difficile à acter. Aujourd’hui, avec la nouvelle ordonnance, le saut peut être fait avec davantage de facilité !

Le texte rappel les articles du code civil sur la reconnaissance papier/électronique, sur la copie fidèle et durable, et sur le remplacement d'un original papier par une copie.

Reste que pour être fidèle et durable et pour faciliter la reconnaissance à une pièce, du statut de preuve par un juge, un dispositif de records management ISO30301 et ISO 15489 équipé d'un SAE ISO14641 / NF Z 42-013 est plus que jamais souhaitable !

https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2016/2/10/JUSC1522466R/jo/texte


lundi 18 janvier 2016

e-discovery : encore un témoignage de plus sur les chocs des cultures !

"Un autre front judiciaire s'est ouvert dans une quarantaine d'Etats dont New York et le Connecticut (nord-est), qui dénoncent le manque de coopération du constructeur allemand dans leurs enquêtes, ce qu'a récusé Matthias Müller. "Notre patience a des limites", a pourtant tonné vendredi le ministre de la Justice de l'Etat de New York, Eric Schneiderman, qui accuse le deuxième constructeur mondial de se réfugier derrière la loi allemande sur la vie privée pour refuser de remettre à la justice des courriels et autres communications de ses dirigeants. Ces documents sont pourtant nécessaires, selon Eric Schneiderman, pour déterminer les responsabilités individuelles. " Court texte de l'Expansion / L'Express consacré au sujet automobile VW !
La posture des acteurs sur la production et l'accès au preuves / records est démonstrative : le "dieselgate" est aussi un démonstrateur de systèmes d'archivage qui ne poursuivent pas exactement les mêmes méthodes pour autant que la finalité soit identique. D'un côté la mise à disposition de documents archivés automatiquement et systématiquement pour permettre un accès à toute requête qualifiée, De l'autre côté, un système d'archivage destiné à produire des dossiers à vocation probatoire dont les pièces sont extraites, documentées et produites d'abord par les archivistes/records manager, avocats, juristes concernés. D'un côté, TOUT est globalement archivé, de l'autre, une SÉLECTION alignée sur la politique d'archivage est archivée.
En tout cas les arguments et discussions entre US et Europe pour l'accès aux données sont démonstratifs et utile en retour d'expérience !

dimanche 22 novembre 2015

Trusted Third Party Repository (TTPR), ou le référentiel tiers de confiance ....

... pour les documents d'activités électroniques soit l'ISO 17068 en position 40.20
Le sous-comité SC11 correspond pour ISO à la normalisation du Records Management et vient de libérer pour une mise au vote le  DIS (Draft International Standard) de la norme citée en objet.

De quoi s'agit-il ? c'est une norme qui a été formalisée à l'initiative de la Corée. Elle porte sur les exigences de mise en oeuvre dans le cadre d'une externalisation de la gestion des documents d'activité "records" par une partie tierce.
Les normes de référence restent pour le cadre général l'ISO 15489, la série des ISO 3030X et ainsi que l'ISO 14721 (modèle OAIS). Cette dernière est très présente au travers de la terminologie comme  "trusted archival information package" ou "trusted dissemination information package".
Quel impact  ? cette norme est à usage des prestataires externes OU les prestataires internes (services de records management interne aux grands groupes ou plateformes publiques ou privées mutualisées) pour la mise en place du cadre de confiance.
Quelle adhérence ? naturellement, cette norme est à rapprocher de la norme ISO 14641 pour l'archivage électronique.
A quel stade en est-elle ? Cette norme a suivi un cursus complexe du fait des discussions qui ont eu lieu sur les adhérences avec les systèmes d'archivage. Elle n'est pas encore publiée puisque soumise au vote DIS ou stade 40.20 et devant peut-être passer par une étape supplémentaire FDIS (F pour "Final").

Pour en savoir plus sur les stades ISO : cliquez ici.

Microsoft va héberger nos données en Allemagne..

mais avec un tarif d'hébergement des données supérieur de 20 à 30 % par rapport aux données et documents hébergés aux Etats Unis d'Amérique !
Sandine Cassini signe un article détaillé et important dans Le Monde du vendredi 13 novembre (date noire !mais continuons à veiller et à vivre et travailler...) : face à la décision de la Cour de Justice européenne qui a invalidé en octobre l'accord transatlantique "safe arbour" qui va pour partie protéger les données européennes des exigences du patriot act, Microsoft prévoit d'installer ses data center en Allemagne.
Dans le cadre des offres en mode Saas type l'offre Office 365, ou du développement de l'environnement Share Point Portal en mode Cloud, cette initiative est à relever, d'autant plus qu'elle s'ajoute à des projets comme ceux situés en Irlande, aux Pays-Bas ou au Royaume Uni qui pourraient héberger des données souveraines comme celles de la Défense.
Les jeux s'ouvrent ! les offres s'adaptent !

dimanche 18 octobre 2015

Relance de la modernisation des archives avec la nouvelle circulaire du 7 octobre 2015 ?

La circulaire, signée par Manuel Valls, Premier ministre, s'adresse aux Administrations de l'Etat, et particulièrement aux ministères.
On pourrait être vite assez mal à l'aise à la lecture détaillée des 38 pages : déclarations d'intention, redites déjà bien connues sur l'organisation des archives en France, programme général finalement un peu confus. On sent que ce texte a fait l'objet de moult versions, relectures et discussion !

Au final, deux parties à synthétiser :

- Dans la circulaire qui présente  le "cadre stratégique de modernisation des archives et de gestion de la performance", on précise le statut du programme interministériel Vitam (il s'agit de mettre à disposition des administration un logiciel pour gérer les archives courantes, intermédiaires voire définitives pour certains ministères spécifiques. Le logiciel sera utilisé pour être déployé par chaque ministère et pourra aussi faire l'objet de déploiements mutualisés au profit des collectivités territoriales), parallèlement, il s'agit de développer des référentiels communs (modèles de métadonnées, norme MEDONA qui continuera son processus en ISO, ...) et des nouveaux outils pour faciliter encore mieux l'accès aux internautes, enfin, et bizarrement à contre-emploi au regard d'une circulaire largement centrée sur le numérique(?), "il est nécessaire de soutenir les projets de construction de bâtiments d'archives" !

- Mais dans le texte du Cadre stratégique, concentrons nous sur le programme d'actions décliné sous forme de fiches de la page 35 à la page 38 : 5 Axes stratégiques détaillés en objectifs et actions. A noter aussi le plan d'action figurant au regard de chaque action.

Axe 1 : e-administration et archivage numérique 2015 à 2019 > programme VITAM, mutualisation, financement en soutien de projets en Archives Départementales, développer une méthodologie d'analyse de type records management, traiter les question de décommissionnement d'applications, et dès 2016, intervenir en amont du développement des nouvelles applications métiers pour y intégrer des process d'archivage numérique.
Axe 2 : favoriser l'accès au citoyen : dès 2015 et la période 2015-2019, étudier, repenser l'offre des données en ligne, notons aussi le terme de "partenariat" dans le cadre de nouvelles offres de publication (de quoi s'agit-il ? de partenariat public-privé ?) ou des partenariats de recherche (là c'est avec les associations et l'université).
Axe 3 : Conforter les missions portant sur la gestion des fonds d'archives : dès 2015, ici, la sujet porte sur les bâtiments. Sujet important, mais pourquoi l'intégrer dans un plan "numérique" ?
Axes 4 : Consolider la coordination interministérielle : c'est ici le sujet de l'interopérabilité qui est essentiel en archivage électronique (référentiels de métadonnées, protocoles normés, etc.). Dès 2016, Medona portera, espérons le, le nom de DEPIP (process ISO).
Axe 5 : Optimiser la fonction archives avec ici la période pleine et entière de 2015 à 2019. on y trouve le renforcement du records management, la recherche d'une méthodologie pour identifier cycle de vie et ressources éligibles à l'open data, et enfin renforcer l'organisation et piloter le changements dans les archives centrales comme territoriales.

En résumé, un texte avec de [très] bonnes intentions, des actions [quasi] indispensables mais tout de même un peu confuses, un plan d'action qui manque singulièrement de précision (la période 2015 à 2019 qui est souvent citée pourrait être affinée) et qui ne liste aucun moyen tant financier que RH...et ces deux éléments auront probablement tendance à manquer pendant la période devant un programme si ambitieux ! Si arbitrage il y a, quel sera-t-il ?



dimanche 6 septembre 2015

Nouveau site pour suivre l'actualité du records management ISO

C'est la rentrée !

David Moldrich, président du sous-comité 11 consacré à la normalisation ISO du records management et les membres du comité éditorial Judith Ellis, Carlota Bustelo, Alan Shipman, and Donald Rosen publient cette semaine le nouveau site web sous l'égide d'ISO, pour suivre encore plus précisément les avancée des normes nouvelles, publiées ou en révision. C'est suffisamment riche pour que ce site soit particulièrement utile.
On trouve :
définitions, news,  liste des projets de normes, liste des normes publiées, animateur des groupes de travail.
Cliquer sur ce lien ! 

dimanche 14 juin 2015

Le Super Mooc francophone et international de Michel

Michel connait parfaitement son sujet : records manager à Orange Lab, membre et ancien président de la commission nationale N°11 dédiée à la normalisation du records management (ou gestion des documents d'activité), très engagé dans les travaux de normalisation ISO et notamment les traductions qu'il libelle "francophones" et non françaises ! compte tenu des contributions internationales, et enfin professeur associé au CNAM qui nous vaut ce Mooc !
Le voici maintenant à la manœuvre pour produire le Mooc  intitulé "Gérer les documents numériques : maîtriser les risques".

Le casting est international et d'une immense richesse  : Suisse, Canada, Usa et France ! et c'est un "+" formidable pour expliquer, développer, commenter, la norme internationale phare ISO 30301 et ISO 15489 associées à leurs normes "compagnons". Après "bien archiver : la réponse au désordre numérique" que j'avais présenté en décembre qui a remporté un succès largement mérité (depuis j'ai reçu plusieurs CV avec la mention "certifié Mooc bien archiver : la réponse au désordre numérique" qui démontre la grande reconnaissance et la crédibilité de cet enseignement  d'une telle qualité), voici :

le nouveau Mooc de la profession qui démarre le 17 septembre (lendemain de mon anniv ! mais c'est un hasard !).

Extrait de l'annonce : 
Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.
Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies de deux questions qui permettent aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.
Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums, se feront en direct par hangout.

Pour s'inscrire et découvrir le programme : Mooc Cnam

Merci Michel !

dimanche 3 mai 2015

25 ans d'Archimag en ligne ! des milliers de pages à feuilleter en accès libre

Le numéro 1 a vraiment été "fabriqué dans "the" garage"  et s'intitulait "Mémoire Vive" ! 

Titres déposés à l'aide des bandes adhésives Letraset, textes tapés avec une machine IBM à boule toute "récente" et qui avait été empruntée pour l'occasion (une fortune à l'époque !), ce même texte tapé sur une page A3 qu'on réduisait en A4 à la photocopieuse (si ! si !), la "Une" travaillée et retravaillée avec l'imprimeur... bref c'est comme ça que ça a commencé avec les plumes de 3 ou 4 amies et amis de l'infodoc !

Au niveau économique et financier, le début du début fut exceptionnel : sur le premier envoi de 100 spécimen : 50 bulletins d'abonnement en retour ! Bon, malheureusement, après cette performance, le taux courant d'abonnement n'a jamais été aussi "fantastique" ! en revanche le taux de réabonnement a toujours frôlé les 95%...  une confiance témoignée par nos clients auxquels avec Louise, Michel, Clémence, Bruno, Pierre, Cathy et Johanna, je rend hommage et adresse tous nos remerciements.

Ainsi, des centaines de numéros plus tard, on revit ou on vit (pour les juniors) le minitel, la micrographie, les DON, les vidéodisques, les premières bases de données documentaires comme Basis ou Mistral, et aussi la rencontre avec des personnages emblématiques de la profession (que je vous laisse les découvrir !), photos "d'époque" voire "vintage" garanties !

C'est à l'évidence un gisement exceptionnel d'informations sur l'évolution des métiers, les retours d'expérience sur ce qui a fonctionné, de ce qui ne l'a pas, les solutions qui ont perdurées, évoluées ou simplement disparues, etc.

Bonne lecture : pour accéder cliquez

Merci à nos partenaires Arkhênum pour la numérisation et I2S pour le développement et le moteur de recherche !

lundi 30 mars 2015

Bure dans la Meuse, 86 habitants, une mémoire et un cimetière

Plusieurs projets pour cette petite commune de la Meuse : un cimetière nucléaire fortement sujet à controverses et le dépôt d'archives d'EDF. L'article paru dans Le Monde du 28 mars signale que les 80.000 m3 de déchets seront enfouis à 500 mètres de profondeur et ce, pour un durée de la radioactivité d'environ 100.000 ans.
L'article signale que l'Agence de Sûreté nucléaire évalue à environ 500 ans, le risque majeur de perte de mémoire de ce lieu (soit 1500 générations environ).
En parallèle, le choix d'EDF est d'édifier son centre des archives, lieu de mémoire s'il en est. C'est l'agence LAN qui a conçu le bâtiment et remporté de nombreux prix. BUDGET: 10,1M € HT, SITE: 3,3 hectares, SHON: 6800 m². Pour en savoir plus cliquez ici.
A signaler que ce bâtiment d'archives s'inscrit dans les règles HQE (haute qualité environnementale) : énergies renouvelables et une pompe à chaleur, ventilation double flux avec récupération de
chaleur, associant diminution de la consommation d’énergie et qualité de l’air intérieur. Des luminaires à basse tension. L’énergie totale consommée par le bâtiment s’élève 29 kWh/m².

Cette implantation du centre d'archives est-elle incantatoire ou est-elle la réponse opérationnelle aux pertes de mémoire et aux risques associés ?

dimanche 29 mars 2015

Trou noir et accélérateur de particules pour la dématérialisation des factures : Google encore...

Google continue a aller dans le sens de la simplification administrative : preuve son nouveau futur service (pas d'information aujourd'hui sur le payant ou gratuit !) baptisé "pony express". Intégré dans la messagerie Gmail, Pony express vise à intégrer une plateforme de gestion et de paiement de ses factures. Ce service s'adresse aux BtoC mais aussi aux petites et moyennes entreprises. A l'heure de la mise en place de portails comme Chorus par l'Etat français, une telle plateforme intégrée dans une messagerie permet d'aller encore plus loin dans la simplicité. Le modèle économique Google étant en partie la réutilisation des données de consommations et de comportements, une telle plateforme lui permet de boire du "petit lait" ! Les impacts seront à évaluer sur les offres de numérisation et de traitement de facture qui sont aujourd'hui pléthore sur le marché et sur les plateformes mutualisées souveraines ou pas.
Pour en savoir plus !

dimanche 22 mars 2015

Gouvernance de l'information 2015 : le baromètre Serda-Archimag est maintenant accessible

300 organisations publiques comme privées ont répondu au questionnaire Serda-Archimag ! Les actions majeures sont engagées (61%) contre la surproduction des données et documents internes.

Restent 39% des organisations qui n'ont pas encore compris le problème !

On constate aussi que la perception des acteurs sur le terrain pour réussir un tel combat est le besoin d'avoir à ses côtés un engagement fort de la part de la direction générale : pour 57%, les directions manquent encore à leur devoir !

A noter la très forte progression des projets sur la période de 2011 à 2015 : plus 32%... Le sujet est aujourd'hui devenu parfaitement mature ! Les retours d'expérience abondent et les compétences des consultants spécialisés (ne nous oublions pas !)  sont démontrées !

La complexité de la gouvernance reste tout de même l'hybridation des formats et des supports : la question de la gestion des supports papier reste encore à 34% un sujet [encore] à traiter (étonnement !), autant que le partage collaboratif, l'archivage électronique, les messageries qui sont aussi à plus de 30% !

A la question de "l'outillage méthodologique", je vous propose d'accéder au livre blanc ici et de découvrir en page 19 particulièrement la hiérarchisation des différentes règles (accès, classement, destruction, conservation, collaboration, ...) en vous connectant et en téléchargeant le rapport.


Faites vous partie des des 40% des organisations qui sont encore inactives ? Si oui, il est temps de démarrer le ou les projets sur les bonnes bases ! et si vous faites partie des 60% qui ont ont démarrer une mise en place de la gouvernance, benchmarkez vous !

Documation 2015 a vu remettre de nombreux Awards à de brillants candidats acteurs de la Gouvernance dans leur organisation : DCNS avec Delphine Mouchel, Conseil Général Seine Saint denis avec Jannick LABATUT, etc. C'est la preuve qu'une gouvernance de l'information est de facto devenu l'état de l'art... donc une quasi-obligation pour toute organisation !

Pour télécharger le rapport, cliquez ici !

La nouvelle messagerie fantôme de Warren Barthes : confidentialcc... Encore plus fort que les messages cryptés !

Une fois transféré et lu, le message est effacé !

L'application est installée et permet à l'utilisateur de transmettre le message confidentiel à son destinataire. Dès que le message est transmis au serveur dédié à cette application, le message est effacé de la messagerie de l'émetteur, dès que le message est lu par le destinataire, le message est aussi effacé du serveur et de la messagerie du destinataire.
Plus fort, au fur est à mesure que le message est affiché, la partie en cours de lecture est visible et claire, et les parties amont et aval sont floutées pour que l'ensemble du message ne soit pas visible à un instant donné.

Question d'actualité : en cas de requête judiciaire, il est possible de conserver les pièces .. mais seulement dans ce cas là.
Question suivante : qu'en est-il des métadonnées (traces) et sauvegardes ? L'effacement du message dans la messagerie de l'émetteur, du destinataire et des serveurs de message garantissent-ils aussi l'effacement de toutes les données de traces ? Là, c'est moins clair dans les posts et articles du Web !

Sachant que ces messages en environnement professionnel sont souvent les plus importants, quid de leur intégration ou "non intégration" dans un système de records management ? Faut-il recommander la création de cette nouvelle catégorie dans le cadre du système de gouvernance de l'information, et si oui, comment la qualifier ?

En tout état de cause, à titre privé, nombre d'impostures vont trouver leur solution de confidentialité dans cette technologie !

Pour en savoir plus ... et aussi là

dimanche 15 mars 2015

Très bientôt la nouvelle étude, le 4ème baromètre annuel SerdaLab - Serda Conseil : annonce


La gouvernance de l’information dans les services publics, entreprises privées et associations  : cette 4ème étude parait la semaine prochaine à l'occasion du Salon Documation :
Au menu :
Les enjeux de la gouvernance de l'information, les freins en matière de mise en place de gouvernance documentaire, le rôle des dirigeants, les problématiques auxquelles les organisations doivent faire face : avant tout l'Infobésité, les attentes en matière de gouvernance documentaire, , les activités documentaires directement concernées par la gouvernance, les moyens pour une gouvernance documentaire efficace, l’état d’avancement des projets de Gouvernance, les solutions technologiques et leurs avancées, quel modèle de gouvernance choisir ?, qui pilote la gouvernance, les compétences à mettre en œuvre.
30 pages d'information très riches !

Notons la consolidation très importante de la conservation, sécurité et traçabilité avec une augmentation de 12%  et l'émergence de la qualité client et citoyen pour d'entrée de jeu 20% !

Entre autre, voici une intéressante question qui permet de se "benchmarker" : l’état d’avancement des projets de Gouvernance (réalisé, engagé, prévu et pas prévu). 
Les actions les mieux placées : règles d'accès, règles pour le collaboratif, plan de classement, ..
Les actions les moins bien placées : parapheur, purge, signature électronique...

A découvrir bientôt sur www.serdaLab.com et www.serda.com !

Nouveau serda.com et nouveau formation-serda.com

A l'occasion du Salon Documation, deux nouveautés : les sites web www.serda.com et www.formation-serda.com.
On retrouve le kangourou qui est maman désormais : elle cherche toujours son information, ses données avec beaucoup d'application... et son petit se gratte la tête et posant la question : mais où est-ce classé !
Nouvelle présentation plus claire, plus lisible, plus blog, plus accessible, bref plus simple et immédiatement documenté.
Retrouvez aussi sur www.serda.com le petit garçon qui a perdu sa dent de lait, qui lui, la verra repousser alors qu'une information perdue .repoussera moins aisément..!

Vitam, mutualisation ou mutualisation, quelle opportunité et quel risque pour le marché et les projets ?


Une version bêta de VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) est attendue pour l'été 2016 !
Le directeur de la Disic, Jacques Marzin et le directeur des archives de France, Hervé Lemoine viennent de présenter le projet Vitam, qui a pour objectif de développer une solution logicielle interministérielle pour l’archivage des données. 
Pour les raisons réglementaires de conservation des archives définitives, trois ministères sont partie prenante du sujet : le ministère de la Culture et de la communication, la Défense et les Affaires étrangères. Le projet s'invite dans un marché déjà existant : solutions propriétaires comme Mnesys de Naoned, Spark Archives de Klee Group, ou solutions open source comme As@lae d'Addulact project, ou encore des solutions développées dans le cadre des organisations comme la BNF avec Spar, la DgFip avec Atlas ou encore La Caisse des dépôts et consignations/Inpi avec Archidata.  

Un acteur de plus ? Une solution en plus ou complémentaire ? Des sources utilisables en open source ? Un périmètre inter-ministériel ? Un périmètre étendu aux collectivités ? Un périmètre fonctionnel adapté tant aux archives définitives qu'aux archives intermédiaires voire courantes ? Une solution pouvant être conforme à la norme NF Z 42-013 et pouvant d'inscrire dans une certification NF 461 au regard d'un archivage à vocation probatoire ?

Beaucoup de questions qui demandent à être commentées et précisées dans les prochains mois mais dès maintenant une première réponse (et essentielle) est que Vitam pourrait être davantage une "bibliothèque de sources" à disposition des organisations qui doivent intégrer un SAE sur leur propres plateformes, qu'une plateforme mutualisée de stockage et de conservation pérenne.

Le tempo exposé par la Disic selon le programme de marche, nous projette aujourd'hui à mi-2016 avec la livraison des premiers modules. C'est proche mais aussi lointain pour les organisations qui en sont à l'étape de choix de solution et pour lesquelles la question Vitam ou autre alternative que Vitam est un vraie question  !

Chaque organisation qui poursuit la mise en oeuvre d'une telle plateforme SAE doit de toute manière d'abord consolider ses besoins, concevoir sa politique d'archivage dans le cadre plus général de sa gouvernance de l'information avant de choisir la solution adaptée qu'elle devra alors mettre en oeuvre. Pour celles qui ont déjà fait le trajet jusqu'au choix de solution, c'est plus compliqué !

Se reporter à l'article d'Archimag !


dimanche 22 février 2015

Parce que la vie commence seulement (véritablement) une fois que l'on a fait du tri ! ou la méthode de Marie Kondo


Marie Kondo, consultante et
 gourou  en rangement et
 bonheur de vivre
Voici les commentaires cités sur le site de Marie Kondo « Je suis ravie de vous informer que, depuis l’opération de nettoyage entreprise dans mon appartement, mon chiffre d’affaires a explosé.»

« Mon mari et moi nous entendons bien mieux. »
« Je n’en reviens pas de constater à quel point j’ai changé rien qu’en ayant jeté des choses. »
« J’ai enfin réussi à perdre trois kilos. »

Pas moins en tout cas !

La méthode de rangement et de tri "KonMari" fait un tabac dans l'Empire du Soleil levant ! On se rappelle la méthode Kanban qui avait pour origine les méthodes de gestion des flux chez Toyota à partir des années 50 !

Aujourd'hui c'est Mme Marie Kondo, consultante japonaise en rangement,  auteur de la méthode KonMari, une approche révolutionnaire [?] du rangement qui transforme[rait?] littéralement la vie de ses lecteurs . Au Japon, elle se déclare être la gourou du tri et du rangement, chez soi comme au bureau !
"Mon taux de fidélisation est de zéro" affirme-t-elle ! appliquée, la méthode est efficace..et donc sans récidive.. sauf peut-être un peu d'addiction.. mais sans gravité.

Alors Konmari, méthode adaptée au classement, à l'archivage, aux cleaning day ou autres actions de dépollution ou de lutte contre l'infobésité dans l'entreprise ou pas ?

Autre question : la méthode est-elle exportable en France et quand on connait la méticulosité et le respect des usages au Japon ?

Un début de réponse : l'ouvrage de référence traduit en français sera disponible dans les "bacs" à partir du 26 février. ! et fait suite au danois et à l'allemand. Le sera-t-il bientôt en italien ou espagnol, cultures qui ont comme les français une sacrée réputation pour le rangement ? Mais n'ayons pas de partis pris ni de discriminations et attendons la publication des précieux conseils !

Ouvrage reçu cette semaine avec le bandeau en rouge vif (probablement Feng Shui pour respecter les règles de couleurs) qui expose "la vie commence après avoir fait du tri"... le travail aussi probablement !

Vues, les 4 recommandations suivantes :

  1. "Séance spéciale" : dans l'entreprise, l'opération périodique ou exceptionnelle du cleaning day est donc à garder voire à systématiser
  2. Une catégorie à la fois : pour être efficace, trier une catégorie en commençant par la plus aisée à traiter (documentation, périodiques, documents et dossiers sériels, ...)
  3. La "règle d'or" recommandée :  jeter TOUS les documents ! (mais la note du traducteur :" Attention, la législation française prévoit un délai minimum de conservation..." Je doute qu'au Japon ce soit aussi permissif vu la contribution de la délégation japonaise depuis 1996 à la normalisation du records management ! 
  4. Si le système de tri et classement est trop élaboré (sous catégories), c'est inefficace !  d'où la méthode "2 catégories" : "à traiter", et  "à conserver" et, ajoute-elle, "cette méthode prend 10 fois moins de place que la méthode conventionnelle" (et pour cause !)
Ce qu'il faut retenir : périodicité des "séances spéciales" + simplicité des catégorisations + 2 positions à traiter-en traitement/traité-terminé. Il est donc nécessaire de disposer d'un système de GED, un moteur de recherche et de gestion du cycle de vie et d'archivage puissants et ergonomiques (raccord avec les principes des espaces et des dégradés de couleurs Feng Shui, ne nuira pas !).



dimanche 15 février 2015

Nouveau Livre Blanc signé Afnor nomalisation sur les données massives / big data

Le Comité d'orientation stratégique (COS) information et communication d'Afnor, organe de gouvernance de la normalisation du domaine de l'information (les TC46 et  CN46 bien connus de mes chers lecteurs !) a commandité un rapport sur l'état de l'art et les recommandations pour la normalisation du sujet (pas facile !) Big Data ou données massives ou encore nommé Megadonnées !

La définition extraite de la documentation de l'IUT-T précise que les Big Datas se caractérisent par :

  1. [bien évidemment] les volumes pour lesquels on parle de Tera voire de Peta octets,
  2. la rapidité à laquelle sont produites les données (génération, transmission, stockage, effacement quand applicable)
  3. la variété des données qui sont structurées comme non structurées (texte, données de capteurs, images, son, vidéo, données issues des réseaux sociaux, bases de données, etc.)
  4. et enfin la véracité, dernier point mais non des moindre, puisque des décisions sont prises sur la confiance accordée à ces données.
Deux remarques sont exposées :

  1. d'une part la nécessité d'une gouvernance pour favoriser le suivi et réponse aux simples questions comme "qui est producteur de la donnée ? qui en qualifie la qualité ? quel est le circuit de validation en place ? d'où la recommandation de la nomination d'un chief data officer (CDO)
  2. d'autre part l'intérêt de disposer rapidement de cadres normatifs pour 2 principaux sujets : A/ standardiser le processus de pseudonymisation (réversibilité comprise), B/ normaliser les nouveaux langages d'exploitation et de requête comme les langages NoSQL (alternatives aux standards SQL 
Lecture recommandée dans tous les cas ! de ce remarquable document qui complète les points de réflexion et d'action qui parsème aujourd'hui encore insuffisamment la route de l'exploitation efficace des données massives !


mercredi 4 février 2015

Faire et défaire...et refaire.. peut-être !

C'est l'histoire [vraie] de ce Groupe bancaire qui, très tôt (en 2000 tout de même !), a la vision de la mise en oeuvre son système d'archivage électronique NF Z 42-013 encadré par un processus de records management.
Son objectif  : supprimer les dossiers clients et une grande partie des dossiers crédits dans leur "enveloppe charnelle" : le papier. 
Un juke-box de DON, une chaîne de numérisation et un applicatif RM et SAE plus loin, et le ROI est atteint.. et tout cela va durer une bonne dizaine d'années.
A partir de 2010, une toute nouvelle plateforme est mise en oeuvre pour entrer de plein pied dans le monde digital. On mutualise, on déploie, on met en ordre de marche et on reprend l'existant.... Ici, l'ECM est nativement de mise : ubiquité, recherche rapide, etc... bref tout ! sauf un archivage à vocation probatoire. Complexe à mettre en oeuvre, il simplement été laissé sur le bord de la route !

Résultat : notre Groupe bancaire réarchive ses dossiers papier, les reclassent et réoccupe de nouvelles surfaces.
Autre question : quid des dossiers papier supprimés qui ne possèdent plus leur pendant numérique conservé dans un cadre probatoire ?

Faire et défaire, c'est toujours travailler !


mercredi 28 janvier 2015

Coppola, le vin et les f....

A signaler cette interview  de Francis  Ford Coppola parue dans le "sortir " de Télérama de cette semaine :

  • mon étonnement quand il explique que "grâce à la loi américaine sur le copyright, et ce, pendant 20 ans soit entre 1893 et 1912, qui a rendu obligatoire d'établir une copie sur papier de toutes les images d'un film", il a pu restaurer fidèlement un certain nombre de films anciens... Reviendrions nous un jour à une copie sur film des versions d'exploitation numérique ?!
  • mon amusement lorsqu'il expose qu'il conserve (au sens archivistique du terme) les copies de ses films dans dans les mêmes entrepôts climatisés que ses bouteilles de bons vins !
Une adresse pour les 4 prochains jours : la troisième édition du festival "toute la mémoire du monde"

dimanche 25 janvier 2015

Soyez l'entreprise triple zéro !

Et de citer l'ambassadeur phare du salon professionnel Documation  interviewé dans le cadre des séquences vidéos mises en ligne : Maître Alain Bensoussan. Il confirme que le droit autorise et fournit aux organisations publiques comme privées la capacité d'être TRIPLE ZÉRO :

  • Zéro papier entrant (formulaires, messageries, données, portails, numérisation et gestion électronique de courriers, ...),
  • Zéro papier  circulant (workflows, annotations, commentaires, gestion électronique de documents collaborative comme MS Share Point Portal (MOSS), ...)
  • Zéro papier sortant (télétransmissions, envoi d'originaux électronique, lettres recommandées électronique, ...)
Alain repointe 3 clefs essentielles pour que le triple zéro fonctionne : 1/ gestion du cycle de vie, 2/ gestion de la propriété, 3/ mise en place de l'architecture multi-usages associée à un stockage de référence.

Ajoutons, compte tenu des usages courants associés à la viscosité du changements d'habitudes et pour une période encore non déterminée, un peu de flux physique en entrée (numérisation, capture) comme en sortie (impression et mise sous pli), et le tour sera joué !

Pour devenir champion du triple zéro : rendez vous très vite à Documation !

lundi 12 janvier 2015

Patriot Act "à la Française" ?

A la suite de la journée de la marche historique de dimanche 11 janvier, les médias évoquent ce lundi matin un nécessaire Patriot Act ! Nécessaire ou pas ? périmètre large et profond ou non ? d'une durée courte ou reconduite en permanence ? sont des questions politiques !

La question de l'accès permanent et avec peu de contrôle démocratique aux données et document en est une autre. Quel rôle spécifique serait dévolu à la CNIL dans ce cas là ?

L'exigence (pour le service public) ou la préférence (pour le privé) actuelle de disposer d'un Cloud souverain lorsqu'on externalise la gestion et l'archivage de ses données et document produits et reçus pourrait être à cette occasion revisitée.

Gardons vigilance sur ce point nonobstant l'horreur des événements qui se sont produits la semaine dernière !

samedi 10 janvier 2015

Nous sommes tous Charlie même au fond de la piscine

Même sur le fonds du bassin de la plus ancienne piscine de Paris (Louis Blanc 10ème), l'équipe des maîtres nageurs a composé un "je suis Charlie" avec des bracelets lestés à 6 heures ce matin... on ne distingue pas très bien le texte sur la photo, mais il est bien là et quand on enchaîne les longueurs, c'est parfaitement lisible!

Après les archives de Tombouctou, c'est aux textes, images et dessins libres et laïcs que la barbarie s'en prend !

Votre magazine Archimag est diffusé de manière très large dans la francophonie qui assemble cultures et religions différentes et tolérantes. Les équipes de Groupe Serda travaillent en toute amitié et respect avec leurs homologues à l'international depuis maintenant 30 ans.
Respect, amitié, compréhension, fraternité et solidarité ont toujours été fortement partagés. C'est la seule voie de la démocratie, de la liberté et de la paix !
Ce qui vient de se passer est inacceptable !

Nous sommes tous Charlie et solidaires !

dimanche 21 décembre 2014

Enfin ISO 30302, Système de gestion des documents d'activité — Lignes directrices de mise en oeuvre, en enquête publique

Saluons le remarquable travail de la Commission de normalisation 11 consacrée à la gestion des documents d'activité (records management) et que préside Sylvie Dessolin-Baumann (représentante de l'AAF et Afpa), qui permet à une pièce maîtresse de la série des ISO 3030X de voir le jour.
Dans le contexte des normes de management de système de records management, la ISO 30302 fait suite à l'ISO 30301 qui répertorie les exigences et à l'ISO 30300 qui détaille les principes et terminologie.
L'ISO 30302 est un texte riche et complet, ce qui tranche de certaines normes issues de négociations parfois "appauvrissantes".
C'est un référentiel formidablement outillé qui liste des documentations à élaborer, voire même des pré-sommaires des documentations. C'est donc un texte très opérationnel pour qui souhaite mettre en oeuvre le RM au sein de son organisation.

La persévérance de la CN 11 débouche aujourd'hui sur l'enquête publique gérée par l'Afnor  qui fait suite au travail de traduction toujours complexe et ardu.

L'enquête publique, comme son nom l'indique, est ouverte à tout représentant d'organisations concernée par le records management.
Date butoir : 15 janvier prochain... ou comment contribuer à la normalisation internationale au coin du feu un soir de noël... voire un soir de nouvel an !

Pour contribuer, cliquez

Profitez ces prochains jours des fêtes familiales et chaleureuses de cette fin d'année !

Atos, Bull et Xerox, des rapprochements en série !

Il y a quelques mois, Atos achète Bull. On apprend cette semaine que l'activité service informatique (Xerox ITO) est cédée par Xerox. Logique de croissance externe, évidemment ! Côté Bull, la logique industrielle semble davantage tournée vers l'offre d'infrastructure et de de stockage.
Côté Xerox, c'est officiellement l'activité d'externalisation et l'enjeu du marché américain qui prévalent. Compte tenu des solutions et des savoirs faire documentaires (flux d'impression, éditique, GED, etc.) développés par Xerox, je suis d'avis qu'Atos pourrait aussi penser renforcer son offre ECM.

Stratégie ou opportunité. Attendons la suite !

A lire l'article des Echos

et bien entendu aussi celui d'Archimag !




dimanche 14 décembre 2014

Economiser les frais de réglement et fluidifier les flux financiers entre opérateurs : vers la facture normalisée en Europe

L'agence pour l'informatique financière de l' Etat (AIFE) communique aujourd'hui massivement vers les entreprises qui fournissent l'administration publique. Le portail Chorus a été développé (voir https://chorus-factures.budget.gouv.fr/login/auth); les dépôts de factures s'effectuent électroniquement selon 3 modes : la saisie manuelle, la transmission de fichiers PDF et par EDI (échanges de données), modalité à choisir selon le volume du flux annuel. 

Conséquence : gains de transmission, de gestion et de traitement.. auxquels on ajoute la transparence du traitement au fur et à mesure des tâches exécutées pour le paiement (validations, mandatement, et suivi du délai de paiement, ...). Ce dispositif est appelé à soulager les chaines actuelles de traitement papier (il en existent encore !) et de numérisation (scénnarisation, OCR, LAD/RAD; vidéocodages) mais pas encore à les remplacer. En revanche, cela aura un impact important sur les "usines de traitement de facture" qui sont déjà en place (notamment au niveau des équipes et des processus) et en particulier sur les budgets correspondant aux services offerts par les sociétés de services (externalisation).

En complément, l'instance de normalisation européenne (CEN) vient de lancer en septembre dernier le comité de projet 434 qui a pour objectif de normaliser la facture dans le périmètre européen ! Vaste sujet mais atteignable compte tenu qu'il est inscrit dans le "ebusiness" qui, comme chacun sait, normalise plus vite que d'autres secteurs ! (CEN has launched on 9 September 2014 a new Project Committee (CEN/PC 434). The latter is in charge of developping standards in support of European Electronic Invoicing.) 

Comme la facture "tire" logiquement les justificatifs correspondants.. lesquels reposent sur l'activité de chaque service, chaque direction... il est parfaitement logique que la facture puisse être la "locomotive" qui accélère le processus de dématérialisation des flux dans les organisations... donc, et par conséquence, mise en place d'une gouvernance de l'information, des processus de records management comme ceux d'un SAE ! 

dimanche 7 décembre 2014

Apprendre à mieux gérer le cycle de vie documentaire en 2015 : have fun with Massive Open Online Courses (MOOC) !


Entre  "les grandes tendances et évolutions de la criminalité" et "les concepts et méthodes en épidémiologie", la plateforme FUN (plateforme de MOOC en français « Cours en ligne ouverts à tous », lancée par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche en octobre 2013  mise à disposition des établissements de l’enseignement supérieur français et de leurs partenaires académiques dans le monde entier, se lance dans la diffusion du savoir faire de la gestion ds l'information. Deux MOOC donc pour l'horizon 2015 sur deux sujets complémentaires : "la gestion des documents numérique : maîtriser les risques" orienté proprement sur la gestion du cycle de vie et, donc, le records management produit dans le cadre du CNAM et animé par  Michel Cottin, professeur associé, et "bien archiver : la réponse au désordre numérique" orienté vers l'archivage produit par l'association CR2PA et porté et diffusé par Paris X Nanterre avec Marie-Anne Chabin, chargée du cours au département Infocom. Deux initiatives à saluer car complémentaires, enrichissantes et d'une grande utilité pour tout manager pressé du métier ou plus (séquences récurrentes de 5 à 10 minutes dont TED nous a prouvé l'efficacité !) : 

Pour s'incrire : https://www.france-universite-numerique-mooc.fr/about

dimanche 17 août 2014

Toute la mémoire du monde sur une clef usb ou l'histoire de Lucy

Lucy, film de Luc Besson avec Scarlett Johansson et Morgan Freeman ? Battage de tous les diables ! producteur, réalisateur, scénariste reconnu, acteurs emblématiques... et pouf ! la "cata" ! Augmenter la capacité à se servir de son cerveau (de Lucy) revient  (je suis un peu réducteur.. mais je ne suis pas si éloigné que ça !) à 1/ lire les interlocuteurs en toute transparence .. ce qui permet à l'héroïne de conseiller à sa colocataire d'arrêter de boire, fumer et se droguer... ce qui est d'une grande prophétie reconnaissons le !, et 2/ de collecter toutes les données de l'histoire du monde depuis le commencement (rien moins que depuis la création de la terre)... ce qui est un vaste projet... Lucy a donc 24 heures pour concaténer ces données, construire le super ordinateur capable de traiter ces big data... et surtout, à la fin, remettre au professeur la fameuse cléf usb qui contient "The" connaissance ! Bref, tout ça pour ça ! Manifestement le cloud n'est pas au programme. On reste sur la clef usb et sur sa faim ! Piètre conclusion associée avec une ambition pour le moins insuffisante. Film d'été ? non pas vraiment ! Il y a plein d'autres choses à faire pour passer d'excellentes vacances !

dimanche 30 mars 2014

Vient d'être publié : ISO TR 18128, le rapport technique pour l'identification des risques et l'évaluation pour les systèmes de records management


Le 3 mars 2014 a été publié sur le site Iso le référentiel pour la mesure des risques en matière de records management. Le lien est ici (cliquer). Ce référentiel ISO est actuellement publié en anglais et est immédiatement applicable en matière d'état de l'art.
Son intitulé : Information and documentation — Risk identification and assessment for records systems.
Les processus concernés sont : la conception du système de gestion des documents d'activités, création des données et la mise en oeuvre du processus,  les métadonnées (à signaler comme cette troisième position dans l'ordre des chapitres est importante), l'utilisation du système incluant l'accès aux données, le maintien dans le temps du système (qui inclut la capacité de conserver sur le long terme des données intègres), et enfin l'application du sort final dont on sait l'important notamment pour les données personnelles et leur purge/anonymisation.
Chaque risque doit être évalué sur une échelle de 4 niveaux tant pour les probabilités d’occurrences que pour les profondeurs d'impact.
Des exemples de cartographie de risques et de fiche particulière par risque sont présentés en fin de rapport technique.

Autant dire que ce rapport est essentiel pour tout records manager ou consultant interne ou externe, et vient naturellement compléter la riche collection des normes ISO 30.30X.

Son application est à mettre en parallèle de l'autre rapport technique qui décline les méthodes d'analyse des activités (business processes) à mettre en conformité avec les exigences du records management. Il s'agit bien entendu du rapport ISO/TR 26122.

Pour en savoir dès maintenant plus, ISO a mis en ligne un extrait en guise d'amuse bouche !


dimanche 16 février 2014

Les buzzy ratios de l'Arseg

Arseg info publie, dans sa livraison des mois de janvier-février, le coût d'un mètre carré d'environnement de travail dans un espace bureau. Réponse : 924 euros par an.
Soit un poste de travail = environ 20.000 euros par an ! et surtout, si mon calcul est juste : plus de 21 mètres carrés en moyenne.
Et le saut est significatif : entre 2011 et 2012 : plus 8,2%, ce qui est énorme au regard de l'activité économique "en berne". Le risque souligné pour les années à venir est celui du renchérissement de l'électricité. A noter que les moyens informatique et bureautique au sens large représentent 11 % et qu'enfin, les voyages/déplacement, bien que représentant encore 14%, sont en baisse de 11%. Les habitudes de communication se développent via les réseaux sociaux, conférences téléphoniques, conférences en visio.

Nous n'avons pas encore fini de voir les surfaces de bureau encore se réduire, la dématérialisation avancer fortement et les archives s'archiver !


Origine : arseg info, panel de 2,1 millions de mètres carrés pour 99216 postes de travail 

Archivage dans le cloud : jusqu'où ?

Premier événement de 2014  pour la profession : l'Association française des archivistes a organisé de main de maître la journée consacrée à un sujet difficile : Quelle gouvernance de l’Information avec le Cloud Computing ?
Richesse des contenus et des débats ont été au rendez vous et, puisque sujet sur le Cloud et sur la gouvernance il y a, quelques idées :

  • Gérer  et traiter nos données en mode cloud, oui, c'est le sens de l'histoire.. à la condition de rester vigilant sur la territorialité notamment pour traiter le sujet des données personnelles.
  • Associer cloud et records management comme outil de la gouvernance des données en cloud aussi
  • Réfléchir sur archivage électronique vs archivage électronique en mode cloud. C'est ici, s'arrêter et écouter Frédéric Bregier; DSI au ministère de la culture et de la communication qui explique avec une clarté exemplaire les différences entre les niveaux de service en cloud : IaaS comme infrastructure, PaaS comme Plateforme et enfin SaaS comme Service. Trois niveaux de services qui vont de la simple mise à disposition d'une architecture technique à la mise à disposition de l'utilisateur final du service final. En ce qui concerne la gestion d'un système d'archivage électronique à vocation probatoire, il faut identifier si les services ou la plateforme ou l'infrastructure sont  suffisamment isolés pour permettre une conformité suffisante à une norme comme celle de la NFZ 42-013. Pour l'offre IaaS, c'est possible, je pense, en traitant la question en cloud "privé", pour les PaaS et SaaS, ce serait déjà plus compliqué, que cela ne m'étonnerait pas. 

dimanche 15 décembre 2013

Le référentiel général de gestion des archives vient d'être publié

Nous l'attendions, il est arrivé avant Noël, merci pour ce cadeau d'une très grande qualité.
Il concerne naturellement les archives publiques et la gestion de l'ensemble des documents produits et reçus par une organisation elle aussi publique (comme le stipule la réglementation).
Mais ce référentiel sera très utile à toutes les organisations et aussi aux organisations privées ou aux ong.

A noter : les recommandations d'utiliser les normes de records management (ou gestion des documents d'activité) et même en particulier le référentiel ISO de la série des 3030X en tant que normes de management de système sont à saluer particulièrement.
Le référentiel recommande dans sa page 47 d'appliquer la grille d'évaluation de l'annexe C de la norme ISO 30301. Il s'agit là de la grille d'autoévaluation du dispositif de records management. Elle porte tant sur les documents physiques qu'électroniques et, ce, sur l'ensemble de leur cycle de vie. Avec cet avis précis, j'imagine que la certification ISO 3030X déjà existante en Espagne pourrait être bientôt déployée en France ?
En page 50, l'explication particulièrement claire de la relation entre un système de records management et un système d'archivage électronique (SAE) indique "qu'un SAE est indispensable dès lors que les données à conserver doivent l'être pendant 10 ans ou plus". Cette indication utile peut toutefois être discutée car cela dépend à mon avis de la criticité et de la qualité des documents à intégrer dans le SAE quelque soit sa durée de conservation. Certes, une durée de conservation de plus de 10 ans implique la nécessité d'une pérennisation technologiquement évoluée. C'est ce qui semble être indiqué.
A noter encore un tableau plus que très utile de la page 57 à 59 pour identifier les interlocuteurs référents pour les archives publiques.
Bravo pour cette brillante synthèse et guide.

Pour y accéder ici


mardi 10 décembre 2013

La veille au cœur de la stratégie de communication et de l'innovation

Après des revers de communication sur la marque et les produits, Nestlé met en place, au cœur du siège en Suisse, une "data room" qui concentre en temps réel l'ensemble de la veille sur les réseaux sociaux. D'une simple surveillance de la e-réputation, cette data room devient rapidement un outil stratégique pour l'innovation, la créativité et le développement.
Ils sont une douzaine de "digital accelerators" comme est nommée l'équipe qui traite l'ensemble de ces données mondiales. Voici un nouveau métier !
Le reportage signé Reuters est impressionnant : je vous invite à le visionner. 

dimanche 8 décembre 2013

L'avenir des métadonnées

Le contenu ou la métadonnée ? lequel fait sens ?  A une première évidence, le contenu  ! une conversation, le texte d'un courriel, les schémas et mots utilisés dans un document, ... mais de fait, lequel est le plus efficient pour une veille efficace et peu gourmande en moyens ? bien entendu, la métadonnée. L'article de la page 2 du Monde du 30 novembre dernier consacré à l'activité des services français pour la surveillance des réseaux de communication est explicite : les big datas qui transitent par les câbles sous marins soit 99% des communications dans le monde (internet, messagerie, téléphones, données applicatives, etc.), font l'objet de surveillance ... dans le cadre d'interception des grandes quantités de communications. 
Les pratiques, plutôt que de s'acharner à décrypter les contenus, s'appliquent à traiter principalement les métadonnées comme la date, les acteurs, les lieux, les durées, etc. qui suffisent en général pour tirer des enseignements sur les habitudes et mouvements des interlocuteurs ou internautes.
En tirant les enseignements : la gestion des métadonnées reste encore aujourd'hui essentielle pour maîtriser les big datas à moindre coût et avec un résultat probant. Demain, les analyses sémantiques de contenus tant textuel, que vocal qu'encore image, parviendront-t-ils à augmenter l'efficacité du traitement des métadonnées à un coût réduit ? C'est fort probable ! Ceci dit, la normalisation et l'interopérabilité des métadonnées est encore à l'ordre du jour et dans les priorités de nombreux travaux internationaux. La fin pour les métadonnées n'est largement pas encore annoncée. Au contraire !

dimanche 26 mai 2013

A-t-on besoin de métadonnées spécifiques pour le records management ?

Le 4ème Livre Blanc de juin 2013 de la CN11 Afnor  livre des clés pour gérer les données dans le cadre des big data et du cloud storage.

Pourquoi les documents gérés dans le cadre des systèmes de records management nécessitent des métadonnées spécifiques ?


Ce livre blanc est publié par Afnor et produit par la Commission de normalisation française Afnor (CN11) consacrée à la gestion des documents d’activités (ou records management).
« Il s’agit d’un domaine particulièrement sensible puisque les « données sur les données » permettent d’identifier, de retrouver et d’échanger de l’information entre les systèmes. De plus, certaines métadonnées peuvent contribuer à donner une valeur de preuve. De fait et avec l’arrivée du Big Data et de l’activité économique autour du Cloud Computing, la gestion et préalablement la définition des métadonnées ont de fait un caractère stratégique. »
Le ton est donné : aucun oubli sur ce sujet n’est possible dès qu’on doit mettre en place un système de gestion documentaire : gestion du courrier, gestion électronique de document, archivage (avec ou sans vocation probatoire), les métadonnées doivent être adaptées et respecter les principes exposés dans les normes ISO 23081 (1 à 3).
Pour répondre aux besoins de purge, de transparence, de suivi, d’archivage, de transmission, et d’interopérabilité entre systèmes, chaque document doit être tracé, et donc enrichi et accompagné de ses métadonnées tant pour son identification que pour sa gestion.
C’est d’autant plus critique que l’application ad’hoc des métadonnées s’inscrit dans la mise en œuvre des normes ISO 30301 qui sont désormais certifiables.

Le Livre Blanc est aussi un référentiel international
La CN11, sous l’impulsion de Michel Cottin, Record manager chez Orange et président, et des associations professionnelles,  a inclus dans ce 4ème Livre Blanc des collaborations internationales qui permettent immédiatement à ce Livre Blanc de dépasser le cadre strict de l’hexagone : des retours d’expériences et des contributions sont luxembourgeoises, canadiennes, commission européenne, autant que françaises. Bien entendu, la traduction en anglais est aussi disponible dans le même document.

Perspectives techniques
Un zoom est fait sur la différence entre un référentiel comme Dublin Core et les besoins des métadonnées de records management, et sur la nécessité de produire et ensuite gérer des numéros d’identification uniques (à l’instar de numéros comme ISBN  ou de numéros comme NOR ou ECLI).

Un lien pertinent est aussi signalé entre les besoins de métadonnées spécifiques à la gestion des documents d’activité est la réponse aux exigences produits par les référentiels comme les normes relatives à la sécurité des informations (série des normes ISO 27000) et celles qui en découlent et qui concernent plus particulièrement le cloud computing (ISO 27017, 018, etc.).

Perspectives normatives
A noter pour les experts que ce Livre Blanc s’inscrit aussi dans le contexte de la révision de la norme ISO 15489 et qu’il propose des pistes pour une possible et future révision de la série des normes ISO 23081.

Merci à toute l'équipe de la CN11.

vendredi 3 mai 2013

Encore le big data by Facebook

Actuellement, Facebook doit gérer chaque jour 500 téraoctets de données en plus. En 4 ans, les capacités de stockage ont été multipliées par un coefficient 4000.
Si le stockage pose un problème à l'entreprise, il est aujourd'hui globalement maîtrisé.
En revanche, l'enjeu est bien le traitement de ces données, et porte bien sur fluidité et rapidité. C'est là le prochain enjeu des ingénieurs de Facebook : permettre de traiter des serveurs et entrepôts de données  avec une grande rapidité et de manière quasi - immédiate (les j'aime, les tag, etc.). Pour cela, Facebook développe aujourd'hui à partir de solutions open source comme Hadoop, Corona et Prism.
A noter que la question des purges et de la maîtrise des flux de données n'est pas à l'ordre du jour : il s'agit ici de développer [toujours] plus de capacités de stockage et de traitement.
C'est en tout cas un benchmark pertinent pour tous les réseaux sociaux d'entreprise.

Article référent : LMI

lundi 22 avril 2013

Stockage doublé sur la plateforme Amazon en une année

Amazon annonce avoir doublé en un an le nombre d'objets stockés sur sa plateforme : ce sont maintenant 2000 milliards d'objets !
En un an, 1000 milliards de plus... alors même qu'il a fallu 6 années pour atteindre le premier 1000 milliards.
Combien d'entreprises et d'administrations sont atteintes du syndrome "Amazon" ? et combien ont mis en place une politique de gestion documentaire et un archivage électronique généralisé ?
L'urgence est ici signalée : il faut maintenant gouverner efficacement ses données.